Ana María Fernández-Vallejo ofrece a continuación las ‘Cinco claves para mejorar la comunicación en las empresas’. Fernández-Vallejo es doctora en Filología Clásica y profesora de ‘Comunicación en la empresa’ en el grado en Asistencia de Dirección – Management Assistance en la Universidad de Navarra:

“La vida de la empresa es, en una proporción muy alta, comunicación: una empresa comunica siempre, incluso cuando no se lo propone. Recordemos que la empresa es una organización de personas y el modo de conectar, de poner en relación los grupos de interés de una empresa no es otro que la comunicación.

Comunicar interna, externamente, comunicación en todas las direcciones y, en el centro de esas comunicaciones, tú, asistente de dirección. Tu trabajo es, en un porcentaje muy alto, comunicación. Trabajas inevitablemente en trasvasar información de un equipo a otro, de un departamento a otro, de una persona a otra, del interior hacia el exterior, de arriba abajo, y viceversa. Parte del éxito de la empresa está en tu mano: mejorar la productividad, la calidad, el compromiso, la motivación, la reputación de marca, las ventas, depende, en muchas ocasiones, de tu comunicación, una comunicación eficaz.

Y, ¿cómo lograr comunicar adecuadamente? Te propongo 5 sencillos consejos:

1. Antes de comunicar, plantéate las siguientes preguntas:

   1. ¿A quién comunicas? Piensa qué perfil tiene: ¿qué sabe del tema que estás planteando?, ¿qué nivel de léxico comprende?, ¿qué relación mantiene con mi empresa?: ¿competencia, proveedor, accionista, accionista enfadado, etc?

   2. ¿Qué quieres comunicar? ¿El nuevo producto, el éxito de ventas, el cambio en la dirección, el pago de una factura, etc.?

   3. ¿Qué quieres conseguir con tu información? ¿Vender más, fidelizar, motivar a tus compañeros de equipo, etc.?

   4. ¿En qué momento comunicas? ¿Tras un periodo de bonanza, tras una desgracia, en un momento de enfado?

2. Haz siempre un esquema de lo que vas a escribir o a hablar; nada de improvisaciones. Una buena estructura serán las vigas que aguanten, y den forma y entidad al cuerpo del mensaje oral o escrito; de lo contrario, el edificio corre el riesgo de no cumplir los objetivos planteados inicialmente: comunicar lo que, en realidad, querías comunicar.

3. Piensa en el canal adecuado: oral o escrito. No todo son correos o llamadas de teléfonos. Recomendación general: mensajes negativos, comprometidos o en situaciones anómalas es preferible una comunicación oral.

4. Antes de dar forma y tras haber decidido el punto 2 y 3, conviene tener clara la extensión espacial o temporal. No es lo mismo escribir un informe de 2 hojas, que de 50; y no es lo mismo disponer de 5 minutos que de 60 para presentar nuestro nuevo servicio.

5. No busques impresionar con tus conocimientos o con los éxitos de tu empresa. Lenguaje sencillo, actitud humilde: nada produce más rechazo que un lenguaje engolado y un mensaje cargado de exageraciones.

En suma: construye un mensaje relevante, interesante, que implique. Y aquí sí vale la máxima de Baltasar Gracián: ‘lo breve, si bueno, dos veces bueno’”.