La crisis del coronavirus está convulsionando todo: ya se ha declarado pandemia global. Y esto va a alterar radicalmente nuestro el día a día en muchos aspectos. En lo laboral, la recomendación de las autoridades de optar por el teletrabajo cuando sea posible, está planteando muchos desafíos para todas las empresas, tanto grandes como PYMES. El desafío, además, no solo es tecnológico, que también, sino cultural, porque supone un cambio de hábitos que, además, puede prolongarse en el tiempo.

Ante esta situación, desde los Másteres en Dirección de Personas de la Universidad de Navarra (MDPO y Executive en Recursos Humanos y Digitalización) nos ha parecido que pudiera ser útil hacer algunas reflexiones sobre cómo abordar esta situación. Y no olvidemos que estamos ante una crisis en toda regla: de salud (ante todo) y de continuidad del propio negocio.

Primero. Hay que tener en cuenta que ni todas las empresas, ni todos los puestos de trabajo de una misma empresa, pueden realizarse por teletrabajo. Lo que se sí se puede realizar por teletrabajo es todo aquello asociado a actividades intelectuales, relacionadas con investigación, desarrollo de proyectos de ciencia y tecnología, innovación e información, consultoría… (es decir, lo que se conoce como el sector cuaternario). En el resto de los sectores (primario, secundario, terciario y quinario) el teletrabajo aplica solo a algunas funciones relacionadas con la gestión. Los datos relativos a España, de hecho, muestran que, actualmente, el teletrabajo generalizado es una excepción, como puede verse en el Gráfico 1, ya que más del 55% de los trabadores (56% hombres y 60% mujeres) no han teletrabajado nunca.

Segundo. Teletrabajar es algo más que estar conectado por mail o por teléfono. Por eso, las empresas tienen que ser capaces de poner a disposición de sus empleados herramientas colaborativas para ello, conocidas bajo el concepto digital workplace. Se trata de plataformas que ofrezcan de forma integrada correo electrónico, mensajería instantánea, chat, planificación de proyectos, redes sociales empresariales, herramientas de reuniones virtuales, aplicaciones de recursos humanos, acceso a sistemas internos… En el Gráfico 2 se muestran las principales plataformas colaborativas y su penetración en el mercado (a fecha de 2018).

Es cierto que las grandes compañías ya tienen este tipo de soluciones. En el caso de las PYMES tienen menos recursos, pueden recurrir a plataformas abiertas, desde Slack (de pago) o Trello (gratuita) hasta los grupos de WhatsApp, pasando por LinkedIn, Facebook, o Skype.

Tercero. La empresa como entidad tiene que hacerse presente diariamente a sus empleados. En un día a día normal, cuando una persona entra en la sede de su empresa, por el mero hecho de pasar por la puerta, la compañía existe para sus empleados. El desafío en situaciones de teletrabajo, sobre todo si se mantiene en el tiempo y lleva aparejado el cierre físico de las oficinas, es que la empresa (a través de su Director o su responsable de RR.HH) tenga comunicación diaria con sus empleados, no solo para trasmitir de forma trasparente de la marcha de las operaciones, la salud de sus empleados o el día a día del negocio, sino sobre todo para evitar la sensación de “abandono” y favorecer el sentido de pertenencia.  Esa comunicación se puede hacer de muchas formas, desde un simple mail, hasta una nota de voz, pasando por videos diarios, podcast, etc. Lo importante, es hacer mensajes generalizados para todos los empleados 

Cuarto. Los mandos y gestores de equipos tienen que organizar los proyectos con una planificación determinada. La principal carga del teletrabajo reside precisamente en los responsables de equipo, porque de ellos depende el día a día del negocio y la entrega de proyectos a los clientes. Por eso, más allá de las comunicaciones diarias de la empresa como tal (de carácter más general), lo mandos tienen un reto mayor de comunicación (de carácter más operativo). Por eso es aconsejable crear grupos específicos de trabajo on line con todo el equipo directo y, si es necesario, con cada grupo por tipología de proyecto.

Aunque en cada caso es diferente, pueden diferenciarse dos situaciones. Por un lado, si el teletrabajo masivo no estaba instalado de forma habitual en la empresa y, además, se han cerrado las oficinas, de lo que se trata de crear un nuevo tipo de hábitos; por ejemplo, conviene organizar y hacer seguimiento de la marcha de los proyectos con todo el grupo una o dos veces al día y, preferiblemente, a horas fijas. Por otro, en el caso de que el teletrabajo ya se hubiera empezado desde antes y los hábitos ya estuviesen generados, los contactos regulares cada tres o cuatro días, para todo el grupo y one to one, pueden ser suficientes.

Quinto. Los profesionales tienen que crear nuevos hábitos y rutinas. Lo ideal es organizarse el trabajo como una jornada laboral habitual (el Gráfico 3 muestra la comparación entre un día de trabajo “comparación entre un día de trabajo “predigital” y otro “digital workplace”). Pero en el caso del coronavirus, donde se han suspendido los colegios, trabajar con los hijos en casa será mas complicado, por lo que quizá haya que modificar rutinas y concentrar la actividad que exija más concentración en las horas donde los niños estén dormidos. También puede ser útil escribirse la lista de tareas que te corresponden a nivel individual, para tener la sensación de ir consiguiendo logros.

Poco más. Lo que sí parece claro es que estamos ante un desafío inmenso. Pero lo que también parece claro es que estamos ante una enorme oportunidad: la oportunidad que nos brinda la tecnología de consolidar un nuevo tipo de trabajo utilizando plataformas colaborativas, desde casa… o desde cualquier lugar del mundo. Tango claro también que trabajar tiene también un gran componente social que difícilmente puede ser sustituido; de hecho, me parece buena cosa que, por ejemplo, si las oficinas permanecen cerradas por un periodo prolongado de tiempo, los jefes de equipo puedan reunirse con su gente en parques o sitios abiertos cada cierto tiempo para reforzar la idea de grupo. Pero, quizá, el coronavirus sea el desencadenante para acelerar un cambio en la forma de trabajar que permita un mix optimo entre las interacciones persona a persona y persona máquina. De hecho, muchas StartUps nativas digitales, con personas dispersas en varios países, ya trabajan así desde hace mucho tiempo: sin oficinas, quedando una vez al mes en una ciudad distinta, y trabajando a diario con plataformas colaborativas.