Organización de eventos

La función principal del servicio de organización de eventos es la coordinación de todos los servicios implicados en la organización del mismo. 

Otra de sus funciones principales es el asesoramiento al departamento o servicio que organiza el evento en todo lo que necesite, sin olvidar que es el servicio o departamento el responsable del evento y de la supervisión del mismo.

Eventos Internos:

Procedimiento para la organización de un evento

1. Completar formulario: Se requiere cumplimentar el formulario que corresponda en el Portal de Gestión de Eventos y Protocolo con al menos 15 días de antelación a la celebración del evento.

2. Reservar el espacio: Es el organizador quien debe realizar la reserva del espacio donde se celebrará el evento. Las reservas pueden realizarse a través del siguiente enlace. Es importante que el organizador conozca el espacio: sea conocedor de los medios técnicos y audiovisuales así como la disposición del mobiliario. Así mismo es muy importante liberar el espacio si finalmente no va a ser utilizado.

3. Una vez el servicio de eventos reciba el formulario se pondrá en contacto con el organizador para repasar todas las necesidades posibles del evento. Será el servicio de eventos quien solicite presupuestos y sea el intermediario con los proveedores.

4. Catering: Si el evento tiene contemplado un servicio de catering, el usuario deberá solicitarlo a través de los distintos formularios ubicados en el Portal de Gestión de Eventos y Protocolo. Se deberán reservar también los espacios, en caso de que sea necesario. En la web de compras se puede consultar toda la información relacionada sobre tipo de caterings, procedimientos, precios, espacios, etc…

5. Medios audiovisuales: El servicio de eventos junto con IT Services determinará y aconsejará al organizador sobre toda la parte técnico audiovisual: 

   1. Contratación de un técnico. Recomendable en salones de Actos

   2. Uso de Red Wifi

   3. Traducción simultánea

   4. Material extra

   5. otras necesidades

6. Montajes eventos: El servicio de eventos determinará junto el servicio de obras y mantenimiento si las necesidades del evento pueden ser realizadas por la Universidad o si deben ser contratados a una empresa.  

7. Limpieza: El servicio de eventos determinará si para la celebración del evento es necesario la contratación de limpieza extra interior o exterior e informará al organizador de las gestiones necesarias. 

8. Seguridad: El servicio de eventos determinará si para la celebración del evento es necesario la contratación de seguridad extra e informará al organizador de las gestiones necesarias. 

9. Parking: Los parkings habilitados para los asistentes en la organización de eventos son polideportivo y comedores, siempre que haya sitio. Si fuera necesario reservar una plaza para ponentes o visitas, el organizador deberá solicitarlo enviando un mail a contactcenter@unav.es indicando los siguientes datos: nombre y apellidos del visitante, marca, modelo y matrícula del vehículo, motivo de la visita o nombre de la persona de la UN visitada. En el caso de Madrid se deberá escribir a recepcionmad@unav.es y en el caso de San Sebastián a conibaeta@tecnun.es

10. Oratorios: cuando el evento requiera de la utilización de un Oratorio, su reserva debe realizarse a través del propio capellán de cada edificio o servicio para que se puedan preparar los ornamentos y demás elementos necesarios para la celebración prevista. 

11. Flores o autobuses: En el caso de necesitar estos elementos el organizador deberá solicitarlos a través de Oracle, gestor de solicitudes de compras.

12. Fotógrafo: En el caso de necesitar fotógrafo en el evento, el organizador del mismo debe ponerse en contacto con Manuel Castells para solicitarlo enviando un mail a: fotos@unav.es.

13. Material promocional: Para la difusión del evento y el uso de la marca en materiales gráficos, es obligatorio contar con el visto bueno de la persona de comunicación responsable de de la Facultad o servicio, o en su defecto contactar con el Vicerrectorado de Comunicación (marca@unav.es / 805753). Una vez diseñado el material y previo a su producción, el organizador deberá solicitarlo a través de Oracle, gestor de solicitudes de compras. La Universidad tiene establecidos una serie de espacios para la colocación de lonas tanto interiores como exteriores. 

14. Webinars: El servicio de Eventos dispone dos licencias de webinars para ser utilizadas por aquellos servicios o facultades que las necesiten. La licencia de Webinar 1 permite conectarse hasta a 1.000 personas y la licencia de webinar 2 hasta 500. Para reservar estas licencias debe realizarse a través del siguiente enlace. 

Eventos Externos a la Universidad:

Si necesitas alquilar un espacio en la Universidad para un evento, ponte en contacto con el servicio de eventos y te aconsejaremos sobre la disponibilidad de espacios, costes  y otras necesidades a tener en cuenta.