“El teletrabajo generalizado es una excepción, ya que alrededor del 58% de los trabadores (56% hombres y 60% mujeres) no han teletrabajado nunca”, señala el profesor Alberto Andreu Pinillos, director ejecutivo del Máster Executive en Recursos Humanos y Digitalización de la Universidad de Navarra

Por eso, según este experto, la crisis del coronavirus supone todo un reto. “Estamos ante una crisis en toda regla: de salud (ante todo) y de continuidad del propio negocio”. Pero además, esta crisis está alterando nuestro día a día en muchos aspectos. “En lo laboral, el teletrabajo está planteando a las empresas, tanto grandes como PYMES, un desafío no solo tecnológico sino cultural, porque supone un cambio de hábitos que, además, puede prolongarse en el tiempo”, explica.

Alberto Andreu destaca que “estamos ante un desafío inmenso, pero también ante una enorme oportunidad: la oportunidad que nos brinda la tecnología de consolidar un nuevo tipo de trabajo utilizando plataformas colaborativas, desde casa… o desde cualquier lugar del mundo”. 

A su juicio, trabajar tiene un gran “componente social que difícilmente puede ser sustituido”, pero, quizá, “el coronavirus sea el desencadenante para acelerar un cambio en la forma de trabajar que permita un mix óptimo entre las interacciones persona a persona y persona máquina”. En este sentido, destaca que muchas StartUps nativas digitales, con personas dispersas en varios países, trabajan así desde hace mucho tiempo: “Sin oficinas, quedando una vez al mes en una ciudad distinta, y trabajando a diario con plataformas colaborativas”. 

Ante esta crisis, el profesor Alberto Andreu Pinillos, director ejecutivo del Máster Executive en Recursos Humanos y Digitalización, propone cinco reflexiones. Señala que teletrabajar es algo más que estar conectado por mail o teléfono y, por eso, “las empresas tienen que poner a disposición de sus empleados plataformas colaborativas”. Asimismo, las compañías deben hacerse presentes diariamente a sus empleados, así como los responsables de equipo, porque de ellos depende el día a día del negocio.

En su opinión, “lo ideal es organizarse como una jornada laboral habitual, pero en el caso del coronavirus, trabajar con los hijos en casa resulta más complicado, por lo que quizá haya que modificar rutinas y concentrar la actividad que exige más concentración en las horas donde los niños estén dormidos”. 

Cinco claves sobre el teletrabajo

Primero. Hay que tener en cuenta que ni todas las empresas ni todos los puestos de trabajo pueden realizarse por teletrabajo. El teletrabajo es posible en actividades intelectuales, relacionadas con investigación, desarrollo de proyectos de ciencia y tecnología, innovación e información, consultoría… (es decir, lo que se conoce como el sector cuaternario). En el resto de los sectores (primario, secundario, terciario y quinario) el teletrabajo se aplica solo a algunas funciones relacionadas con la gestión. Los datos relativos a España, de hecho, muestran que, actualmente, el teletrabajo generalizado es una excepción, ya que alrededor del 58% de los trabadores (56% hombres y 60% mujeres) no han teletrabajado nunca.

Segundo. Teletrabajar es algo más que estar conectado por mail o por teléfono. Las empresas tienen que poner a disposición de sus empleados herramientas colaborativas para ello, conocidas bajo el concepto digital workplace. Se trata de plataformas que ofrezcan de forma integrada correo electrónico, mensajería instantánea, chat, planificación de proyectos, redes sociales empresariales, herramientas de reuniones virtuales, aplicaciones de recursos humanos, acceso a sistemas internos… Es cierto que las grandes compañías ya tienen este tipo de soluciones. En el caso de las PYMES tienen menos recursos, pueden recurrir a plataformas abiertas, desde Slack (de pago) o Trello (gratuita) hasta los grupos de WhatsApp, pasando por LinkedIn, Facebook, o Skype.

Tercero. La empresa como entidad tiene que hacerse presente diariamente a sus empleados. El desafío en situaciones de teletrabajo, sobre todo si se mantiene en el tiempo y lleva aparejado el cierre físico de las oficinas, es que la empresa (a través de su director o su responsable de RR.HH) tenga comunicación diaria con sus empleados, no solo para trasmitir de forma transparente la marcha de las operaciones, la salud de sus empleados o el día a día del negocio, sino sobre todo para evitar la sensación de “abandono” y favorecer el sentido de pertenencia.  Esa comunicación puede ser un simple mail, hasta una nota de voz, pasando por vídeos diarios, podcast, etc. Lo importante, es hacer mensajes generalizados para todos los empleados.  

Cuarto. Los mandos y gestores de equipos tienen que organizar los proyectos con una planificación determinada. La principal carga del teletrabajo recae en los responsables de equipo, porque de ellos depende el día a día del negocio y la entrega de proyectos a los clientes. Por eso, más allá de las comunicaciones diarias de la empresa, los mandos tienen un reto mayor de comunicación (de carácter más operativo). Es aconsejable crear grupos específicos de trabajo on line con todo el equipo directo y, si es necesario, con cada grupo por tipología de proyecto. Pueden diferenciarse dos situaciones. Por un lado, si el teletrabajo masivo no estaba instalado de forma habitual, conviene organizar y hacer seguimiento de la marcha de los proyectos con todo el grupo una o dos veces al día y, preferiblemente, a horas fijas. Por otro, en el caso de que el teletrabajo ya se hubiera empezado desde antes y los hábitos ya estuviesen generados, los contactos regulares cada tres o cuatro días, para todo el grupo y one to one, pueden ser suficientes.

Quinto. Los profesionales tienen que crear nuevos hábitos y rutinas. Lo ideal es organizarse el trabajo como una jornada laboral habitual. Pero en el caso del coronavirus, donde se han suspendido los colegios, trabajar con los hijos en casa resulta más complicado, por lo que quizá haya que modificar rutinas y concentrar la actividad que exige más concentración en las horas donde los niños estén dormidos. También puede ser útil escribir la lista de tareas que te corresponden a nivel individual, para tener la sensación de ir consiguiendo logros.